Sonderurlaub bei Trauerfällen – Bräuche, Länder & gesetzliche Regelungen

Es gibt keine einheitliche EU-Regelung, da nationale Gesetze gelten. Beispiele:

• Spanien: zwei bis vier Tage, bezahlt, bei Todesfall eines Angehörigen ersten oder zweiten Grades.

• Deutschland: zwei Tage sind üblich; viele Arbeitgeber gewähren zusätzlich ein bis zwei Wochen Sonderurlaub.

• Polen: zwei Tage bei Tod von Ehepartner, Kind, Eltern, Stiefeltern, Großeltern, Geschwistern oder nahen Familienangehörigen.

• Belgien: drei Tage zwischen dem Todesdatum und der Beerdigung.

• Irland, Finnland, Dänemark: keine gesetzliche Regelung, Freistellung liegt im Ermessen des Arbeitgebers.

• Niederlande, Malta, Tschechien: angemessene Freistellung ohne festgelegte Dauer.

Das Gesetz schützt das Recht auf Freistellung für Eltern, die ein Kind verlieren. Der Mindestanspruch liegt bei einer Woche innerhalb von 56 Tagen nach dem Todesfall. Diese Zeit ist grundsätzlich unbezahlt, jedoch können Arbeitgeber die Zeit freiwillig vollständig vergüten.

Als Best Practice gilt es, mindestens eine gewisse Zeit bezahlten Sonderurlaubs zu gewähren, um zusätzliche Belastung zu vermeiden. Üblich sind ein bis zwei Wochen bezahlte Freistellung als Zeichen des Respekts und der Fürsorge.

Die Beerdigung fällt in den meisten Fällen in diesen Zeitraum. Üblicherweise nehmen nur geladene Personen teil. Die Einladung erfolgt traditionell per Post, heutzutage aber häufig auch per WhatsApp, SMS oder E-Mail.

„Angemessener“ Sonderurlaub

Der Begriff „angemessen“ fällt im Zusammenhang mit Trauerurlaub äußerst häufig. Gemeint ist, dass die Freistellung so früh wie möglich und unter Berücksichtigung der betrieblichen Situation erfolgen soll mit dem Ziel, den Betroffenen zu unterstützen, ohne das Unternehmen unzumutbar zu belasten.

Einen gesetzlichen Anspruch auf Freistellung gibt es allerdings nicht, wenn es sich nicht um eine angehörige oder abhängige Person handelt. Genau hier kommt das Wort „angemessen“ ins Spiel: Ein verständiger Arbeitgeber wird in solchen Fällen dennoch Urlaub gewähren, damit Mitarbeitende an einer für sie wichtigen Beerdigung teilnehmen können.

In den USA existiert kein bundesweiter gesetzlicher Anspruch auf Trauerurlaub. Sonderurlaub gilt dort als freiwillige Leistung von Unternehmen oder Bundesstaaten. Dennoch ist es üblich, drei bis fünf Tage zu gewähren und den Mitarbeitenden die Wahl zu lassen, wann sie diese nehmen.

Einige Bundesstaaten regeln bezahlte und unbezahlte Freistellung unterschiedlich. Washington, zum Beispiel, gewährt bis zu fünf Tage bezahlten Sonderurlaub bei Todesfall eines Familien- oder Haushaltsmitglieds oder bei Schwangerschaftsverlust.

Die zuständige Person in der Personalabteilung ist der richtige Ansprechpartner. Sie prüft die Unternehmensrichtlinien, den Arbeitsplatz und den Bedarf, bevor eine Entscheidung getroffen wird.

Mögliche Vorgehensweise:

1. Formelle E-Mail schreiben, mit Bitte um Freistellung sowie Angabe des Beerdigungstermins bzw. vermuteten Termins.

2. Begleitenden Brief verfassen und persönlich an HR oder die Führungskraft übergeben; im Schreiben erwähnen, dass eine E-Mail-Version ebenfalls verschickt wurde.

3. Optional: telefonische Rücksprache mit der entscheidenden Person, um die Freistellung unmittelbar zu klären.

Im Idealfall gewährt man Sonderurlaub und mindestens eine Arbeitswoche zur Bewältigung des Trauerfalls. Dennoch kann es vorkommen, dass ein Unternehmen kurzfristige Absenzen organisatorisch nicht abfangen kann.

Wenn du freistellen kannst:
Persönlich oder telefonisch Bescheid geben, dass Sonderurlaub gewährt wird, und die Möglichkeit zur freien Terminwahl lassen. Flexibilität erleichtert Trauernden die Organisation erheblich.

Wenn du nicht freistellen kannst:
Alternativen anbieten, z. B. freie Tage zu einem späteren Zeitpunkt oder einige Tage bezahlte Freistellung in der Folgewoche. Es wird nicht immer positiv aufgenommen, ist aber zumindest ein Entgegenkommen.

Was Arbeitgeber nicht tun sollten

• auf bereits „zu viele Ausfalltage“ hinweisen

• den Todesfall als „nicht bedeutend genug“ abwerten

Was Arbeitgeber tun sollten

• zeitnah reagieren, keine Unsicherheit entstehen lassen

• Unterstützung ermöglichen, z. B. zusätzliche Pausen oder früherer Feierabend

• ggf. Sympathieblumen schicken, sofern angebracht

Die Reaktion sollte professionell und wertschätzend sein ohne übertriebene oder belehrende Anteilnahme.

Die Rückkehr nach einer Beerdigung ist oft ein harter Realitätscheck. Manchmal erscheint der Gedanke, wieder zu arbeiten, belastend. Andererseits kann es auch eine angenehme Ablenkung sein.

Langsam wieder in den Arbeitsalltag hineingleiten, nicht ständig an den Verlust denken und versuchen, strukturiert zu arbeiten. Eine produktive Routine kann durch schwierige Phasen tragen und Halt geben.

Kleine Lichtblicke helfen ebenfalls: den Arbeitsplatz mit Blumen verschönern, mittags spazieren gehen oder endlich Dinge angehen, über die man schon länger nachdenkt.